要點一：篇幅要夠長

　　辛辛苦苦干了一年，業績如何，關鍵就看這“總結”的分量。如有字數限制還好，可以照“封頂值”去寫。如果沒有字數限制可就有點麻煩了，不能筆走千言，談何百戰百勝？這時要留心打聽一下其他同級單位的篇幅有多長，如此有了參照物，才可“彈無虛發”。否則悶頭傻寫了半天，洋洋灑灑15頁，殊不知人家寫了20頁，在氣勢上立馬就矮了一截，豈不是前功盡棄？切記第一印象尤為重要，這是個態度問題，試想領導手中拿著兩份總結，一份厚如巨著，一份輕如鴻毛，會是什么感覺。　

　　要想做到篇幅長，除了下苦工夫狠寫一通外，還有一個捷徑可走??“字大行稀”。即把字號定位在“三號”以上，盡量拉大行間距，但不可太過，否則會給人一種“注水肉”的感覺。

　　要點二：套話不可少

　　如開頭必是“時光荏苒，2004年很快就要過去了，回首過去的一年，內心不禁感慨萬千……”結尾必是“新的一年意味著新的起點新的機遇新的挑戰”、“決心再接再厲，更上一層樓”或是“一定努力打開一個工作新局面”。

　　中間贅述政績的段落中，不時要有“收到了很好的效果”、“受到了領導職工的好評和歡迎”、“邁上了一個新高度”、“又上了一個新臺階”等肯定性話語……

　　所謂“總結”，不僅要總結優點，還要總結缺點，否則就會給人一種華而不實的感覺。人無完人，因此缺點不可不提，但只可輕描淡寫一帶而過。較為恰當的成績缺點篇幅比例是10∶1，否則把自己批駁得一無是處，還能在這個“位子”上坐著嗎？即使反省自己，也不可太切中要害，不疼不癢的問題可以適當多寫幾條，這樣還顯得態度謙虛。　

　　要點三：數據要直觀

　　如今是數字時代，連電視機都在數字化，領導更是數字的信徒，總結中若無數字，豈不是顯得華而不實？故數據是多多益善，如“業務增長率”、“顧客投訴減少率”、“接待了多少來訪者”、“節約了多少開支”、“義務加班多少次”、“平均每天接電話多少個”、“平均每年有多少天在外出差”、“累計寫材料多少頁”等等。

　　但切記“數字是枯燥的”，如果把一片密密麻麻的數字寫在總結上，估計領導看到一半就暈了。為了領導健康，應該把數據做成折線圖、餅形圖、條形圖等種種直觀、可視的圖表，利用ＥＸＣＥＬ中的“圖表向導”即可實現，掌握這個功能只需十分鐘時間。

　　這樣做的好處有三：第一，成績一目了然，看著那高高聳立的圓柱、一嘯沖天的曲線，相信自己也感到非常得意；第二，對比強烈，做圖時拉一些對自己有利的歷史數據、平均數據、行業數據為來墊背，紅花還得綠葉扶嘛！第三，紙面上，一個圖表至少相當于千把字，你還用為字數太少而發愁嗎？

　　要點四：用好序列號

　　“本總結分為兩大部分，每部分有五個要點，每個要點下有10個項目，每個項目下有五個案例……”總之從大寫漢字到26個英文字母、大括號、小括號，能用的全用上，不怕復雜，就怕不系統。在這里需要提醒的是，這項工作一定要親自抓，千萬不要盲目相信電腦。

　　序列號的最大好處是可以一句話拆成好幾句說，還能幾個字或半句當一句，在紙面上大量留白，拉長篇幅的同時，使總結顯得很有條理。需要注意的是，一定要層層排序，嚴格按照隸屬關系，不要給領導留下思路不清晰的印象。（黃金蘭）