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無效率加班怎樣避免

無效率加班怎樣避免

“幾年前,我服務于一家美資的在華企業。那時,我自認脫離了苦海,可以不再被私企老板剝削與壓榨,不再沒有報酬地加班,畢竟外資公司在用人方面的福利與信譽還是有相當保障的。但不幸的是,我的部門領導野心勃勃,想把其他幾個部門的權利也一并收歸過來,于是,在大老板的信任下,我們搶了其他部門大量的工作,然后就是沒日沒夜地干活。”已是一家著名臺資企業行政總監的蘇靜無奈地道出自己的加班史。事實上,蘇靜的狀況在職場人身上有一定的普遍性。他們是典型的“朝九晚八”的上班族,工作從來不可能在下午六點前結束。

蘇靜說:“加班其實沒有什么,關鍵是加班要有效率。大部分企業老板可能覺得員工多留在辦公室就可以多勞動,其實不然,如果沒有創造效率的話,員工留在辦公室只是在耗費公司的成本。我的建議是,要讓員工早點離開辦公室。”

“窮”則獨善其身

正是基于“早點離開辦公室是對公司有利的”認識,蘇靜將自己的經驗娓娓道來。

我們最早開始抱怨加班的時候,曾經探討了一些對策,比如“給單身的領導介紹異性朋友”、“直接斷電”等等,這些八卦的想法曾經讓我們開心好幾天,但基于一種“最基本的涵養”,最后并沒去實施。

后來,我想,如果這份工作對我毫無意義的話,我干脆就放棄;如果不是這樣,我就需要改善目前的狀況,最根本的是要想清楚我想從這份工作得到什么,也就是要確立目標。這樣,我做工作的時候就會是主動的態度而不是應付。不要小看這兩者的差別,由此形成的你的精神狀態與工作效率會大有不同。

有了目標,我就會在每天早晨想清楚,要實現這一目標今天必須要完成的三項重點工作,當然有時也包括一些不是特別重要但急需處理的事情。因為工作你永遠都做不完的,你必須揀最重要的先做,這就像那句著名的80/20箴言。

而且,我會有意識地把每天的三項工作重點放在領導可以看到的地方,如果他知道你已經在有效率地完成事情,他也就不好再拉著你加班了。

需要強調的是,我會把所有需要完成的工作列到一個清單上,同時把每一項工作涉及到的公司內外部人員都寫上,然后最重要的也是一定不可以忘掉的,就是要在每項工作后面標上最后完成的日期,貼在辦公桌明顯的位置,時時提醒自己。

這時,還有一件可做可不做但很技巧性的工作,就是把清單中每項工作的計劃發給與這個工作有關的所有人員,征詢他們的意見,這可以避免返工,而且你如果能夠做到誠懇地與對方溝通,對方也經常為你提供有用資料、資源乃至建議,一定程度上做到事半功倍。

另外,也不能忽略你的辦公桌,“井井有條可以大大節省你找東西的時間”。資料的分類、歸檔、通訊錄的整理、郵件系統的清理等都是我下班前的必要工作,當然這也可以帶給我第二天的好心情。

當然,與上司處好關系是非常重要的,否則,他/她不但可以無償利用你的戰果,還可以讓你加班到苦不堪言。

“達”則兼濟天下

事實上,很多時候,早點離開辦公室只能算作員工的一相情愿,因為即使他可以按照時間管理的方法最有效率地工作,卻也不得不順從公司自身運行的系統與文化。他的上司、下屬,乃至與他工作有交叉的其他部門或同事都能對他的工作形成制約,尤其當一個公司在鼓勵加班,并且以加班長短來評定績效或表現的時候,大部分人會順應這種文化,或者把工作留在下班時再做,或故意延長一件工作的完成時間。

michal就是從這種環境里走出來的,他曾經工作于臺灣的一家制造公司,這家公司的中高層管理人員大都從臺灣調過來,他們簡稱為“臺干”。公司對“臺干”有一項特殊的福利待遇,就是每加班時間滿100小時,就可以準假回臺探親一周。